下面提供的一些學習策略,可以幫助你進行案例分析。
1. 閱讀案例,初步掌握案例中的各項事實
首先,學員要略讀案例一遍,大致了解其中的要點。在略讀的過程中,用熒光筆標示要點,或在相關內容下畫橫線。
重新閱讀案例一遍,並且做些筆記,例如記下一些關鍵的事實(如名字、時間順序、事件發生的地點等)。思考一下案例中 的事件,會對相關的決策產生什麼影響。試找出案例中一些重 要人物或利益相關者,並評估一下,從案例所見,與這些人物相關的背景材料,其重要程度如何?這些材料真實可信嗎?當中有沒有漏洞?
如果還有其他問題,請記錄下來。
2. 綜合評估案例發生的背景
嘗試了解一下案例所論及的機構所處的情境,以及有關事件發生時的外在環境。
你可以嘗試回答下列問題:
-
機構狀況:機構當時的狀況如何?是好是壞,還是情況一 般?在回答這個問題時,你需要思考一下機構中各種人事關係,並評估機構的生產或財務問題。
-
關鍵人物及制度:這個機構的人事及制度的運作模式是怎樣的?為什麼會形成這樣的運作方式?這些制度有沒有變化?制度的改革,在多大程度上取得了成功?在這個機構之內,有沒有什麼人有能力破壞機構未來的發展計劃?有沒有人可以保證未來的發展計劃得以成功地推行?
-
重大趨勢:案例所論及的行業,其營運狀況如何?這一行業有什麼主要或獨有的特點?這門行業在五或十年前的狀況如何?將來的狀況又如何?行業趨勢對於案例所論及的機構,會有什麼影響?相對於競爭對手,這個機構的表現如何?
- 客觀限制:根據案例所述,羅列出所有對機構發展起到客觀限制作用的因素。機構為取得成功,會採取一些相應的實際行動,而所謂客觀限制,就是指任何一種阻礙機構實 施這種行動的客觀條件(這些條件通常在機構的控制能力以外)。在案例之中,有哪些人力無法控制的因素?舉例說,一國政府要實施關稅壁壘,對進口貨物徵收關稅。在香港而言,無論是個人或公司對於這項政策都會無能為力。
要更好地了解機構本身及其所處的環境,可以採用SWOT分析方法。所謂SWOT分析,就是分析一個機構的優勢和劣勢,並且分析它所處的外在環境中,遇到哪些機遇及威脅。
3. 辨識問題癥狀
再細讀案例一遍,並在閱讀過程中,找出當中的問題癥狀。癥狀並不等同於問題,但找出癥狀有助我們發掘問題所在。癥狀所指的,是一些事與願違或出人意料的情況。例如,一家公司的銷售額下降,這可能是幾個問題帶來的癥狀:或許是由於市場細分不到位、產品質量不佳,又或者是供應鏈出了問題。在這個分析階段,應嘗試觀察清楚所有的問題癥狀,盡量不要過早地去斷定問題所在,或是輕率地提出解決方案。就像醫生給病人看病,在對疾病作出確診之前,要先觀察清楚所有的癥狀。你要考慮各種癥狀之間的相互關係。下面的關係圖也許能 幫助你理清各種癥狀之間的關係。
4. 找出問題所在
對各種問題癥狀有了一個全面的了解之後,就能找出需要更仔細分析的重點。你現在要做的,就像醫生一樣,必須診斷出病因所在。你要反覆思考以下問題:“這個機構的問題都出在什麼地方?”。某個(或某些)你認為是相當關鍵的問題,必須記錄下來。這時候,你也許要重新翻閱案例中的某些細節,在這個過程當中,你或許需要重新審視先前所列出的問題。
如果你找出的問題不止一個,那麼你便要將這些問題排出主次。你可以按問題的重要程度來排序,或者按類似下表的矩陣形式,把問題臚列出來。
判斷準則 |
問題一 |
問題二 |
問題三 |
重要性:該問題如果不解決,會出現什麼後果? |
|
|
|
迫切性:該問題需要用多快的速度來解決? |
|
|
|
核心性:該問題在多大程度上,引發了其他問題? |
|
|
|
可解決性:該問題是否能在實際環境之中得到解決? |
|
|
|
請嘗試理清各種問題之間的關係或者共同點。你羅列的幾個問題,也許在實質上只不過是一個大的核心問題的幾種表現形式 而已。
你可以反問一下,自己對這個案例,在腦子裏形成了哪些假設。這些假設是否合理?是否有事實作為依據?其他人基於同樣的事實,是否也會客觀地指出同樣的問題?你提出的問題, 在案例當中能否找到事實根據?
羅列了問題,並且對自己的相關假設作出質詢之後,你可以著手陳述問題。在這個階段,最好不要提出任何解決問題的建議。
在陳述問題之後,你要從案例中找出相關的事實依據。另外,試從指定課本及修讀單元當中,找出相關的各種觀點、概念及理論,以便進行案例分析。
5. 擬定構成“合適”的解決方案的準則,並找出限制解決方案實施的一些因素
在提出解決方案之前,你要思考一下,一個“合適”的方案, 應具備哪些特點。答案很明顯,這個方案應當能使機構獲得一 些利益,例如機構的生產力得以提高,成本降低,或是利潤增加。但是,你的解決方案也必須切實可行,你要綜合考慮到種種客觀限制,這些限制因素就是你早前已經提出的,包括:該種解決方案是否合法?機構有沒有為方案編製財政預算?該方案與機構的文化有沒有衝突?
試和其他人一起,擬想出多種解決方案。盡量構想一些考慮周全、富於創意的方案,然後按照各項構成準則,給每個方案評分。
上述步驟可以用下面的矩陣圖來表示。
|
成本 |
實施的難易程度 |
對機構文化的影響 |
對盈利的影響 |
方案一 |
*** |
* |
* |
** |
方案二 |
* |
*** |
*** |
** |
方案三 |
** |
** |
* |
*** |
在斟酌每一種可能的方案時,還要考慮到教材論及的各個相關觀點、概念及理論。
較明智的做法是,先提出一個解決方案,再想想如果該方案解決不了問題,還有哪些合理的替代方案可供選用。一個解決方案若果為機構所接納,就是說該方案對現存的各項限制條件, 作出了一定的讓步,但同時也滿足了各項條件。管理人員通常 會使用“令人滿意”這個詞語來描述這樣的方案。換句話說, 最合適的解決方案,是滿足了各項條件的方案,而不是能夠解決最多問題的方案。
最後,別忘了“無為而治”也是一個解決方法。如果不採取任何行動,會出現什麼情形呢?無為而治,是不是比所有其他解決方案更實際可行呢?
6. 提出一項可行的解決方案
權衡了每種解決方案的利弊之後,便可以選擇一種最合適的方案了。
請緊記,該解決方案必須是切實可行的。請向自己提出一些這樣的問題:機構是否能引入這項方案?機構是否有足夠的人力 物力,去推行這一方案?機構當中能起作用的人或事必須弄清楚。該項方案在現有的條件下,為什麼是最佳選擇?這一點必須加以說明,而應該如何具體地推行這一方案也要交代清楚。 你還要擬定方案實施進程的時間表。
實施方案要有各種整體或局部的策略,試制訂這些策略。在選定最有可能取得成功的方案之前,你要盡可能考慮到不同的行動策略。考慮愈周全,選出一個切實可行的方案的勝算就愈高。大多數機構所面對的問題都非常複雜,因此單憑一種方案去解決問題的可能性不大。機構通常需要綜合採用幾種方案, 而實施每種方案所需的時間、資金和人力,都不盡相同。
7. 以文字表達所擬定的解決方案
再次審視一下所擬定的最終解決方案,然後撰寫建議書。建議書應清楚說明你找出的各種問題,以及你提議的解決方案。建議書還要說明,為什麼在當時的條件下,你建議的解決方案是最合適的。最後,你要清楚交代該解決方案如何以及何時能得以實施。
至於如何擬寫建議書,你可以參考作業指引的相關部分,也可以向導師請教。